Prototype in 10 werkdagen: van handmatig naar werkend
Van handmatig proces naar werkend prototype in 10 werkdagen, op jullie eigen systemen. Dag 11 is jouw besluit.
Een handmatig proces automatiseren hoeft geen maanden te duren. In 10 werkdagen maken we van één handmatig proces een werkend prototype op jullie eigen systemen: het draait op echte data, een mens keurt goed en alles wordt gelogd. Op dag 10 staat het live voor een afgebakende groep. Dag 11 is jouw besluit. Optimi is een bureau voor AI-procesoptimalisatie in Den Haag voor bedrijven met 10 tot 100 medewerkers.
Voor wie het prototype bedoeld is
Voor bedrijven die de AI & Processcan hebben gedaan en de eerste kans willen bouwen. Dat is de normale route. Of voor bedrijven met één helder, herhalend proces dat ze meteen willen aanpakken: orders uit e-mail in het ERP, inkoopfacturen in de boekhouding, een CMR die een factuur moet worden. Dan is het prototype los te boeken.
Van handmatig proces naar werkend prototype in 10 werkdagen
De belofte staat vast en is precies zo bedoeld. Zo ziet de tijdlijn eruit:
- Dag 1 tot 2 · Intake en scope. We leggen vast wat erin gaat, wat eruit moet, welke uitzonderingen er zijn en wie goedkeurt. Toegang tot de systemen wordt geregeld.
- Dag 3 tot 8 · Bouwen. Koppelingen naar mail, ERP of boekhouding; de stap die gegevens uit een PDF of mail haalt; het goedkeurscherm; logging. Elke dag een check-in van 15 minuten met de proceseigenaar.
- Dag 9 · Testen. Op echte, historische data, samen met de mensen die het proces doen. Wat afwijkt, gaat op de uitzonderingenlijst.
- Dag 10 · Live. Op een beperkt deel, bijvoorbeeld één klantgroep of één leverancier. Overdrachtsnotitie erbij.
- Dag 11 en verder. Jouw besluit: uitbreiden, opschalen via workflow-automatisering of het beheer overdragen aan Managed AI.
Wat je op dag 10 in handen hebt
- Een werkend prototype in jullie eigen omgeving.
- Een goedkeurstap: groen gaat door, oranje wordt bekeken door een mens.
- Een handleiding van 1 tot 2 pagina's.
- Een meting van uren vóór en na op het deel dat live is.
- De lijst met uitzonderingen die we tegenkwamen en hoe ze nu worden afgevangen.
- Een voorstel om op te schalen.
Wat "werkend" betekent
Werkend is: het draait op echte data, met goedkeuring, met logging. Geen slides, geen demo op voorbeeldbestanden. Als het prototype op dag 10 niet aan die drie voorwaarden voldoet, is het nog niet klaar en zeggen we dat.
Doorlooptijd en wat het van jou vraagt
10 werkdagen. In week 1 hebben we ongeveer 2 uur per dag nodig van één proceseigenaar: iemand die weet hoe het proces echt loopt en die kan zeggen wat goed is. In week 2 is dat minder, behalve op de testdag.
Waar je op kunt rekenen
- Op jullie systemen, onder andere Microsoft 365, Exact, AFAS, Twinfield, gangbare TMS/WMS-pakketten.
- AI-modellen draaien in EU-regio's, in onze beheerde omgeving. Jouw data wordt niet gebruikt om modellen te trainen.
- Code en configuratie zijn van jou.
- Elke automatisering heeft een mens aan de knop.
- We werken volgens AVG en volgens de principes van ISO 27001 en ISO 42001.
Lees verder
- Voorbeeldcase: Groothandel: orderintake uit e-mail en PDF
- Voorbeeldcase: Transport: van CMR naar factuur
- Artikel: Documentautomatisering: PDF's, orders en facturen zonder overtypen
- Artikel: Van Excel en e-mail naar workflow
01, RESULTAAT
- Werkend prototype in jullie eigen omgeving, op echte data.
- Goedkeurstap
- een mens keurt goed voordat iets het systeem in gaat.
- Korte handleiding van 1 tot 2 pagina's.
- Meting
- uren vóór en na op het deel dat live is.
- Lijst met gevonden uitzonderingen en hoe ze zijn afgevangen.
- Voorstel om op te schalen, met de volgende processen erbij.
Procesdiagram
02, WERKWIJZE
-
Dag 1 tot 2 · Intake en scope
input, output, uitzonderingen, wie keurt goed. Toegang tot systemen geregeld.
-
Dag 3 tot 8 · Bouwen
koppelingen, de extractie- of AI-stap, het goedkeurscherm en logging. Elke dag een check-in van 15 minuten.
-
Dag 9 · Testen op echte, historische data, samen met de mensen die het proces doen.
-
Dag 10 · Live op een beperkt deel, bijvoorbeeld één klantgroep. Overdrachtsnotitie erbij.
-
Dag 11 en verder · Jouw besluit
uitbreiden, opschalen via workflow-automatisering of overdragen aan Managed AI.
VEELGESTELDE VRAGEN
Veelgestelde vragen
Wat betekent 'werkend' precies?
Drie dingen tegelijk: het draait op echte data uit jullie systemen, elke uitkomst gaat langs een goedkeurscherm voordat hij verwerkt wordt, en alles wordt gelogd. Een demo op voorbeeldbestanden noemen we geen prototype. Op dag 10 verwerkt het prototype echte orders, facturen of aanvragen van een afgebakende groep.
Kan het zonder scan?
Ja, als het proces helder is: één invoer (bijvoorbeeld mail met PDF), één doel (bijvoorbeeld een order in Exact) en een bekende goedkeurder. Dan is het prototype los te boeken. Twijfel je welk proces het meest oplevert, dan is de scan de betere eerste stap.
Wat als het proces meer uitzonderingen heeft dan gedacht?
Dat gebeurt bijna altijd; daarom testen we op dag 9 op historische data. Uitzonderingen die we niet in 10 dagen afvangen, gaan naar een wachtrij met het goedkeurscherm: een mens handelt ze af zoals nu. Je krijgt de lijst met uitzonderingen erbij, zodat je weet wat de volgende iteratie oplost.
Op welke systemen werkt dit?
Onder andere Microsoft 365 en Exchange, Exact, AFAS, Twinfield, SnelStart, King, Unit4, gangbare TMS- en WMS-pakketten, Salesforce en HubSpot, SharePoint. Zonder API werken we via bestanden, mailboxen of een kleine brug. AI-modellen draaien in EU-regio's, in onze beheerde omgeving.
Van wie is het prototype daarna?
Van jou. Code, configuratie en documentatie staan in jullie omgeving of worden overgedragen. Je kunt ermee verder zonder ons, met ons via workflow-automatisering, of het beheer aan ons overlaten via Managed AI. Geen lock-in.
GERELATEERD
