Stel een vraag aan je eigen documenten en krijg het antwoord met bron.

Een klant belt met een vraag over de afspraken rond een machine die je zeven jaar geleden hebt geleverd. Het antwoord staat ergens. In een contract op de netwerkschijf, in een mailwisseling van een collega die inmiddels weg is, of in een handleiding op SharePoint. Een half uur later heb je het gevonden, of je belt de klant terug met een gok. Dit gebeurt in de meeste organisaties tientallen keren per week. Wij bouwen een zoekfunctie waar je gewoon een vraag aan stelt, en die het antwoord uit je eigen documenten haalt, met de bron erbij.

Waarom zoeken in je eigen bestanden zo veel tijd kost

De zoekbalk van Windows of SharePoint zoekt op woorden. Typ je 'opzegtermijn', dan vind je alleen documenten waar dat woord letterlijk in staat. Staat er 'beëindiging met inachtneming van drie maanden', dan vind je niets. Bovendien staat de kennis verspreid over mappen, mailboxen, je ERP en pdf's die nooit een goede naam hebben gekregen. Het gevolg is dat het echte zoeksysteem een collega is. Die ene persoon die weet waar alles staat en wat er destijds is afgesproken. Zolang die er is, gaat het net goed. Is die ziek, of met pensioen, dan begint het zoeken elke keer opnieuw.

Een vraag stellen in plaats van mappen doorspitten

We zetten een taalmodel naast je documenten. Niet om ze te herschrijven, maar om ze te begrijpen. Je typt een vraag zoals je die aan een collega zou stellen: welke onderhoudstermijn hebben we afgesproken met die ene gemeente? Het systeem zoekt de passages die daarover gaan, ook als de bewoording anders is, en geeft een antwoord in een paar zinnen. Onder dat antwoord staat waar het vandaan komt: welk document, welke pagina. Je klikt door en controleert het zelf. Vindt het systeem niets, dan zegt het dat, in plaats van iets te verzinnen.

Welke bronnen meedoen, bepaal je zelf. Een netwerkschijf, SharePoint, een gedeelde mailbox, een map met contracten, de kennisbank van je servicedesk. Zijn je documenten gescand, of zitten ze vol tabellen en handgeschreven aantekeningen? Dan halen we ze eerst door Documentverwerking (OCR + AI), zodat de tekst leesbaar is voordat we hem doorzoekbaar maken. Vergaderingen en telefoongesprekken kunnen ook mee, via Transcriptie & samenvatten.

Binnen tien werkdagen een prototype op je eigen documenten

We beginnen niet met een architectuurplaat. We vragen je team welke vragen ze elke week opnieuw moeten opzoeken en verzamelen de documenten waar de antwoorden in staan. Daarmee bouwen we binnen tien werkdagen een eerste versie. Je stelt er je eigen vragen aan en ziet direct of het klopt. Sommige antwoorden zijn meteen goed. Andere zijn te vaag of komen uit het verkeerde document, en dat is precies wat we willen zien. We passen de manier van zoeken aan, knippen documenten anders op of voegen een bron toe, en bouwen zo verder tot je team het vertrouwt. Blijkt halverwege dat een gewone zoekfunctie op trefwoorden al genoeg is, dan vertellen we je dat direct.

Je documenten blijven van jou en binnen de EU

Je contracten, offertes en personeelsdossiers horen niet thuis in een cloud buiten Europa. Het taalmodel draait daarom op een server binnen de EU, en je documenten worden nooit gebruikt om een model te trainen. Het systeem volgt de rechten die je al hebt: wie een map op de netwerkschijf niet mag openen, krijgt er ook geen antwoorden uit. Je bent de eigenaar van de code, de zoekindex en de instellingen. Wil je later dat het systeem ook taken uitvoert, zoals een conceptantwoord voor een klant opstellen, dan is een Private AI-assistent de logische volgende stap. En moet je kunnen aantonen hoe de AI met gegevens omgaat, dan kijken we samen naar AI-governance & audits.