Laat Exact, AFAS of Odoo samenwerken met de rest van je bedrijf.

Je boekhouding draait in Exact, je verkopers houden hun contacten bij in een los CRM en de planning staat in een spreadsheet. Een nieuwe klant wordt drie keer aangemaakt, drie keer net iets anders gespeld. Als de factuur eruit moet, zoekt iemand het ordernummer op in de mail. Het pakket doet zijn werk, maar alles eromheen doe je nog met de hand.

Waarom je pakket maar de helft van het werk doet

Exact, AFAS en Odoo zijn goede pakketten. Ze doen de boekhouding, de facturatie en het klantbeheer netjes, voor tienduizenden bedrijven tegelijk. Precies daar zit het probleem: ze zijn gebouwd voor het gemiddelde, niet voor jouw manier van werken. Je groothandel rekent met staffelprijzen die niet in het standaardveld passen. Je zorginstelling registreert uren per cliënt op een manier die de urenmodule niet kent. Dus ontstaat er een schaduwadministratie naast het pakket, en die twee lopen langzaam uit elkaar.

Wij zorgen dat het pakket de kern blijft en dat alles eromheen erop aansluit. Soms is dat een kwestie van inrichten: de juiste velden, de juiste rollen, de juiste grootboekrekeningen. Soms is het een koppeling met de webshop of de planning. En soms is het een klein stuk maatwerk dat precies de stap toevoegt die het pakket mist, zonder dat je het pakket zelf hoeft te verbouwen.

Exact, AFAS of Odoo: inrichten, koppelen of overstappen

Drie situaties komen steeds terug. De eerste: je hebt het pakket al, maar het is ooit snel ingericht en daarna nooit meer aangepast. Dan lopen we samen door de inrichting en zetten we recht wat scheef staat. De tweede: het pakket werkt prima, maar het praat niet met je webshop, je planningstool of je urenregistratie. Dan bouwen we een koppeling op de officiële API van Exact, AFAS of Odoo, zodat een order in de webshop direct een conceptfactuur wordt en een adreswijziging in het CRM overal doorwerkt. Dat is hetzelfde werk als bij Systeemintegratie, met de eigenaardigheden van deze drie pakketten erbij: de aanroeplimieten van Exact Online, de connectoren van AFAS, de modules van Odoo.

De derde situatie: het pakket zelf knelt en je wilt over. Dan helpen we kiezen en zetten we je data over. Klanten, artikelen, openstaande posten en de historie die je nodig hebt voor de accountant. We zetten niets blind over: dubbele debiteuren en artikelen die al jaren niet meer verkocht worden, halen we er eerst uit. Wat niet mee kan, vertellen we je vooraf, niet op de dag dat het oude pakket uitgaat.

Binnen tien werkdagen een werkend prototype

We beginnen niet met een selectietraject van drie maanden. We kijken mee met de persoon die nu het meest tussen de systemen schakelt en pakken die ene stroom als eerste. Binnen tien werkdagen draait er een werkend prototype op je eigen klanten, artikelen en boekingen, in een testomgeving van het pakket. Je ziet dan meteen of de velden goed landen en of de btw-codes kloppen.

Vanuit dat prototype breiden we uit. Werkt de orderstroom, dan volgen de retouren. Klopt de urenregistratie, dan koppelen we de verlofaanvragen. Stappen die na de koppeling nog steeds met de hand gaan, zoals het goedkeuren van inkoopfacturen of het versturen van betaalherinneringen, pakken we op met Workflow-automatisering. Facturen die het pakket verstuurt naar de overheid of grote klanten, laten we via E-facturatie & Peppol lopen.

Je blijft de eigenaar van je gegevens

Een ERP of CRM bevat alles wat je bedrijf weet: wie je klanten zijn, wat je verkoopt, wat je verdient. Daar gaan we voorzichtig mee om. De koppelingen die we bouwen slaan zelf geen bedrijfsdata op, de verbinding is versleuteld en alles draait binnen de EU. Je krijgt de code van de koppelingen en de documentatie van de inrichting, zodat je niet aan ons vastzit. Wil je het beheer uit handen geven, dan kan dat via Beheer & onderhoud, maar dat is een keuze en geen verplichting. Zien we tijdens de gratis intake dat een koppeling of een overstap je niet gaat helpen, dan vertellen we je dat direct.