Je oude data compleet en kloppend over naar je nieuwe systeem.

Je stapt over. Van het boekhoudpakket dat je al vijftien jaar gebruikt naar een nieuw ERP, van een Access-database die niemand meer durft aan te raken naar een webapplicatie, of van drie losse Excel-bestanden naar één systeem. De software is gekozen en de licentie is getekend. Dan komt de vraag die iedereen tot het laatst heeft uitgesteld: hoe krijgen we de klanten, artikelen, openstaande posten en tien jaar geschiedenis van het oude naar het nieuwe, zonder dat er onderweg iets kwijtraakt?

Waarom een overstap zo vaak misgaat op de data

De leverancier van het nieuwe pakket levert een importsjabloon. Iemand van je team vult dat in vanuit een export van het oude systeem. Dat gaat goed met de eerste honderd klanten. Bij de duizendste blijkt dat het oude pakket adressen in één veld bewaarde en het nieuwe er vier verwacht. Bij de artikelen blijkt dat er drie verschillende eenheden zijn gebruikt voor hetzelfde product. En de openstaande facturen willen niet importeren omdat de btw-codes van naam zijn veranderd.

Dat is geen slordigheid. Twee systemen slaan dezelfde werkelijkheid anders op, en een importsjabloon kan die vertaling niet maken. Wat je overhoudt is een nieuw pakket waar de helft van de historie in ontbreekt, een oud pakket dat je niet durft op te zeggen en een boekhouder die de openingsbalans met de hand sluitend moet maken. Wij doen die vertaling als programmeerwerk, niet als typewerk.

Eerst tellen, dan verhuizen

We beginnen niet met verplaatsen, maar met inventariseren. Welke tabellen zitten er in het oude systeem, hoeveel records staan erin en wie gebruikt ze nog? Vaak blijkt een deel van de data een restant te zijn van een vorige overstap, en dat hoeft niet mee. Wat wel meegaat, leggen we per veld vast: dit veld uit het oude pakket wordt dat veld in het nieuwe, met deze omzetting ertussen. Die mapping is een document dat je zelf kunt lezen en waar je boekhouder of applicatiebeheerder op kan schieten.

Bij het tellen komt ook de vervuiling boven. Klanten die twee keer voorkomen met een net andere spelling, artikelen zonder eenheid, adressen in het notitieveld. Kleine dingen halen we tijdens de migratie weg. Is het structureel, dan is dat een aparte klus die we vooraf doen onder Master data & opschonen, want een nieuw systeem vullen met oude rommel is de duurste manier om rommel te bewaren.

Een proefmigratie op een kopie

De migratie zelf is een set scripts die we schrijven, draaien en bijstellen tot het klopt. We draaien ze op een kopie van het oude systeem naar een testomgeving van het nieuwe, en tellen daarna na: evenveel klanten, evenveel openstaande posten, hetzelfde saldo per grootboekrekening. Klopt een getal niet, dan zoeken we uit waarom en passen we het script aan, niet de data. Dat herhalen we tot de telling twee keer achter elkaar schoon is. Vanaf de eerste proefdraai loop jij in de testomgeving mee met je eigen gegevens, meestal binnen tien werkdagen.

Omdat de scripts herhaalbaar zijn, is de echte overgang aan het eind een kwestie van uren in plaats van weken. We kiezen een rustig moment, zetten het oude systeem op alleen-lezen, draaien de migratie nog één keer op de laatste stand en doen dezelfde controle als daarvoor. Pas als die klopt, gaat je team maandagochtend in het nieuwe pakket aan het werk. Moet het nieuwe systeem daarna structureel data blijven uitwisselen met andere pakketten, dan regelen we dat met Datapipelines of een Systeemintegratie, zodat de overstap geen nieuwe eilanden oplevert.

Wat er met het oude systeem gebeurt

Na de overstap wil je het oude pakket opzeggen, maar niet alle historie mee laten verhuizen. Tien jaar oude offertes hoeven niet in het nieuwe systeem, en soms past het er niet eens in. Toch moet je erbij kunnen als de Belastingdienst een vraag heeft of een klant naar een oude levering vraagt. Daarom zetten we wat niet meegaat in een leesbaar archief: een eigen database of een export die je kunt doorzoeken zonder de oude licentie. Wil je op die historie blijven rapporteren naast je nieuwe cijfers, dan is het Datawarehouse & lakehouse daar de plek voor.

De scripts, de mapping en het controlerapport zijn van jou. Zo weet je over drie jaar nog precies welk veld waar terecht is gekomen, en kan iemand anders het nakijken zonder ons. Persoonsgegevens verplaatsen we volgens de AVG, alles blijft binnen de EU, en de kopieën die we onderweg maken ruimen we na afloop op.