Een eigen AI-assistent die je documenten kent en binnen de EU blijft

Je team stelt elke dag dezelfde soort vragen. Wat is de opzegtermijn in dit contract? Hoe ging die retourprocedure ook alweer? Welke versie van het veiligheidsblad is de laatste? Het antwoord staat ergens, in een map op de server, in een oud mailtje of in het hoofd van die ene collega die er al vijftien jaar werkt. Ondertussen plakt de helft van je mensen stukken tekst in ChatGPT omdat dat nu eenmaal snel werkt, met klantnamen en al.

Wat een private AI-assistent wel en niet is

Een private AI-assistent is een chatvenster dat je team gebruikt zoals ze ChatGPT gebruiken. Een vraag typen, een antwoord krijgen, een tekst laten herschrijven of samenvatten. Het verschil zit onder de motorkap. Het taalmodel draait in onze beheerde omgeving binnen de EU, afgeschermd voor jullie organisatie; de instellingen, logs en data zijn van jullie. Wat je erin typt, blijft daar. Niemand traint er een model mee en er gaat niets naar een leverancier buiten Europa.

Het is geen systeem dat zelf beslissingen neemt en geen vervanging van vakkennis. Het is eerder een collega die alle documenten gelezen heeft en nooit moe wordt van dezelfde vraag. De mens blijft controleren wat eruit komt en kiest wat ermee gebeurt.

Jullie documenten als kennis

De assistent wordt pas echt nuttig als hij jullie kent. We sluiten hem aan op de documenten die ertoe doen: het handboek, de contracten, de werkinstructies, de productspecificaties, de notulen van de afgelopen jaren. Stelt iemand een vraag, dan zoekt de assistent eerst in die bronnen en geeft hij het antwoord met een verwijzing naar het document waar het vandaan komt. Zo kun je het nakijken. De techniek daarachter is dezelfde als bij onze dienst Zoeken in je eigen documenten; de assistent legt er een gesprek en tekstbewerking bovenop.

Rechten nemen we mee. Wie een map niet mag openen, krijgt er via de assistent ook geen antwoord uit. Een personeelsdossier blijft bij HR, een offerte in bewerking blijft bij verkoop. Documenten die je later toevoegt, kent hij de volgende dag. Staan je stukken nog als scans in een archief, dan halen we ze eerst leesbaar binnen met Documentverwerking (OCR + AI).

Waarom niet gewoon ChatGPT

Voor een recept of een vakantiemail is ChatGPT prima. Voor een offerte met klantgegevens, een personeelsdossier of een contract met een geheimhoudingsclausule niet. Je weet niet waar de tekst heen gaat, wie hem bewaart en of hij ergens in een volgend model terechtkomt. Voor de AVG ben jij de verantwoordelijke, niet de leverancier van het chatvenster. En een verbod helpt zelden: mensen gebruiken het toch, alleen dan op hun eigen telefoon.

Een private assistent lost dat op zonder je mensen iets af te pakken. Ze houden een chatvenster dat net zo werkt, alleen draait het afgeschermd voor jullie organisatie. Je bewaart zelf de logs, je bepaalt welke bronnen en onderwerpen wel en niet mogen, en je hebt een helder antwoord klaar als een klant of een auditor ernaar vraagt. Wil je dat ook op papier goed geregeld hebben, met een register en een risicobeoordeling volgens de EU AI Act, dan sluit AI-governance & audits daar direct op aan.

In tien werkdagen op de laptop van je team

We beginnen klein. Je wijst één afdeling en één stapel documenten aan. Binnen tien werkdagen staat er een prototype waar die mensen echte vragen aan stellen. Dat is het moment waarop je ziet of het klopt: geeft hij het juiste artikel uit het handboek, of praat hij ernaast? Wat niet goed gaat, passen we aan of laten we weg. Werkt het, dan breiden we de bronnen uit en zetten we de assistent open voor de rest van het bedrijf, in de browser of in de tools die ze al gebruiken.

Je bent de eigenaar van de omgeving, de instellingen en de data. Er zit geen licentie per gebruiker aan vast die elk jaar duurder wordt. Wil je de assistent later ook vergaderingen laten uitwerken, dan bouwen we dat erbij via Transcriptie & samenvatten. En blijkt in de intake dat een goede zoekfunctie al genoeg is voor wat je team nodig heeft, dan vertellen we je dat direct.