Vergaderingen en gesprekken uitgeschreven en samengevat, binnen de EU

Een intakegesprek van een uur levert een half uur uittypen op. De notulist van het managementoverleg is de dag erna nog bezig met het verslag. En van het telefoongesprek met die ene klant staat in het CRM alleen: gebeld, komt erop terug. Wij zetten opnames automatisch om in een uitgeschreven tekst en een samenvatting, op een server binnen de EU, en zetten die direct op de plek waar je team ze nodig heeft.

Waar de uitwerktijd zit

Bijna elke organisatie praat meer dan ze opschrijft. Een zorginstelling voert intakes en multidisciplinaire overleggen. Een accountantskantoor bespreekt de jaarcijfers met de klant. Een gemeente vergadert met bewoners en raadsleden. Een groothandel belt de hele dag met klanten en leveranciers. Van al die gesprekken moet iets worden vastgelegd, en dat gebeurt meestal achteraf, uit het hoofd of van een opname die iemand op dubbele snelheid terugluistert.

Dat kost tijd, en het is werk dat niemand leuk vindt. Wat er in het verslag terechtkomt, hangt af van wie het schrijft en hoeveel er die dag nog op het bureau ligt. Afspraken uit het gesprek verdwijnen, of staan een week later in een mail die niemand meer terugvindt. Transcriptie en samenvatten met een spraakmodel haalt dat handwerk weg: de opname wordt uitgeschreven, de samenvatting volgt automatisch en beide staan binnen een paar minuten klaar.

Van opname naar verslag in je eigen woorden

Een letterlijke transcriptie is zelden wat je nodig hebt. Niemand leest twaalf pagina's uitgeschreven overleg terug. Wat je wilt is een verslag in het format dat jullie al gebruiken: de besluiten en actiepunten van een vergadering, een intakeverslag in de vaste kopjes van het dossier, of drie regels in het CRM na een telefoontje. Wij bouwen de samenvatting rond dat format. Je bepaalt welke kopjes erin staan, hoe lang het mag zijn en wat er nooit in mag ontbreken.

We leren het model ook jullie taal. Productnamen, afkortingen, namen van collega's en klanten: een spraakmodel dat die niet kent, maakt er iets anders van. Een woordenlijst met jullie vaktermen lost het grootste deel daarvan op. Voor de rest geldt hetzelfde als bij onze dienst AI-implementatie: de AI doet het voorwerk, een medewerker leest het na en keurt het goed. Daarom bouwen we de uitwerking niet als losse tool, maar in het systeem waar het verslag toch al moet landen.

Vertrouwelijke gesprekken blijven binnen de EU

Gesprekken zijn vaak het meest gevoelige dat een organisatie vastlegt. Een intake in de zorg, een gesprek over een ontslag, een overleg over een overname. Dat wil je niet naar een gratis transcriptiedienst sturen die de opname gebruikt om haar eigen modellen te trainen. Wij draaien het spraakmodel op een afgeschermde server binnen de EU. De opname en de tekst blijven in onze beheerde omgeving binnen de EU, afgeschermd, en worden verwijderd zodra jij dat wilt.

Opnemen mag niet zomaar. Deelnemers moeten weten dat het gesprek wordt opgenomen en waarvoor, en bij persoonsgegevens hoort een verwerkingsgrond en een bewaartermijn. Wij regelen de technische kant: wie de opnames mag afspelen, hoe lang ze bewaard blijven en wat er in de logboeken staat. Voor de formele kant, van de melding aan het begin van het gesprek tot het verwerkingsregister, kijken we samen met onze dienst Compliance & AVG.

Een prototype in tien werkdagen, op jullie opnames

We beginnen niet met een pilot van een half jaar. Je geeft ons een handvol opnames van het soort gesprek dat nu de meeste uitwerktijd kost. Binnen tien werkdagen staat er een prototype dat die opnames uitschrijft en samenvat in jullie format. Je legt de samenvatting naast wat een collega ervan gemaakt zou hebben en zegt waar het naast zit. Dat passen we aan. Is de kwaliteit na die ronde niet goed genoeg voor jullie gesprekken, dan vertellen we je dat direct en stoppen we daar.

Werkt het wel, dan bouwen we het vast. De uitwerking landt in de agenda, het CRM of het dossiersysteem, en de uitgeschreven tekst wordt doorzoekbaar via Zoeken in je eigen documenten, zodat je een half jaar later nog terugvindt wat er precies is afgesproken. Je bent de eigenaar van de opnames, de teksten en de code. Weet je nog niet of transcriptie het proces is waar je moet beginnen? Dan is de AI & Processcan de plek om dat eerst te tellen.