Een portaal waar klanten zelf hun zaken regelen, zonder jouw inbox

Een klant belt: waar blijft mijn bestelling? Een andere mailt of hij de factuur van vorige maand nog een keer kan krijgen. Een derde wil weten of zijn contract al verlengd is. Iemand van je team zoekt het op in het ERP, kijkt in de boekhouding en stuurt een antwoord. Dat antwoord stond al in je systemen. Het kostte alleen een mens om het eruit te halen. Een klantportaal geeft je klanten die informatie zelf, op elk moment van de dag, zonder dat er een mail aan te pas komt.

Vragen die je systeem al kan beantwoorden

De meeste vragen van klanten gaan niet over iets nieuws. Ze gaan over de status van iets dat al bestaat: een order, een factuur, een afspraak, een dossier. Dat staat ergens in je administratie, je planning of je ticketsysteem. Het probleem is dat alleen jouw medewerkers daarbij kunnen. Dus loopt elke vraag via een mailbox of een telefoon, en zit er wachttijd tussen de vraag en het antwoord, aan beide kanten.

Een portaal haalt die omweg weg. De klant logt in en ziet wat van hem is. Openstaande orders met de verwachte leverdatum. Facturen als pdf, ook die van drie jaar terug. De documenten die bij zijn dossier horen. Voor een groothandel is dat de bestelhistorie en de eigen prijsafspraken, voor een accountantskantoor de stukken die nog getekend moeten worden, voor een zorginstelling de afspraken en formulieren die een cliënt zelf mag inzien. De informatie is dezelfde als wat je medewerker ziet, alleen zonder de medewerker ertussen.

Wat een klant zelf kan zien en doen

Zien is het begin. Het echte tijdverschil ontstaat als klanten ook zelf iets kunnen doen. Een adres wijzigen. Een offerte accepteren. Een storing melden met een foto erbij. Een document uploaden dat je anders drie keer moest opvragen. Een levering verzetten. Elke actie die nu een mail is die iemand moet lezen, begrijpen en overtypen, wordt een formulier dat direct op de goede plek belandt.

We bepalen samen met jou welke acties een klant vrij mag doen en welke eerst langs je team gaan. Een adreswijziging kan meestal direct door. Een annulering van een order die al in productie is liever niet. Dat verschil bouwen we in, zodat het portaal werk overneemt zonder dat je de controle kwijtraakt. En omdat het portaal via Systeemintegratie aansluit op je ERP, boekhouding of planning, staat wat een klant invoert meteen waar het hoort. Niemand typt het nog een keer over.

Binnen tien dagen een eerste portaal

We beginnen niet met een lange lijst van alles wat een portaal ooit zou kunnen. We beginnen met de vraag die je team het vaakst krijgt. Vaak is dat de orderstatus of de factuur. Die ene vraag maken we binnen tien werkdagen werkend: een inlog, een overzicht, echte data uit je eigen systemen. Daar laat je een paar klanten naar kijken, het liefst de kritische.

Wat zij missen bouwen we erbij. Wat ze niet gebruiken laten we weg. Zo groeit het portaal op basis van wat klanten doen, niet op basis van wat we vooraf hebben bedacht. Blijkt het straks vooral om bestellen te gaan, dan lijkt het meer op een zakelijke webshop en kijken we of Apps & webshops de betere vorm is. Dat vertellen we je direct, voordat we iets bouwen dat er al is.

Veilig ingericht en van jou

Een portaal zet klantgegevens buiten je kantoor, dus de inrichting moet kloppen. Elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens, en binnen een klant kan een inkoper iets anders dan een boekhouder. We loggen wie wanneer wat heeft gedaan, zodat je een vraag van later kunt terughalen. De verbinding is versleuteld, de data blijft binnen de EU en de verwerking volgt de AVG. Voor de formele kant daarvan kijken we samen naar Compliance & AVG.

En het portaal is van jou. Je krijgt de broncode en de documentatie, geen licentie per klant die duurder wordt naarmate je groeit. Het blijft werken zolang de systemen erachter werken, en dat kunnen we voor je in de gaten houden via Beheer & onderhoud. Of je regelt het zelf, want je bent de eigenaar.