AI-agents die het routinewerk in je backoffice zelf afhandelen

Er komt een order binnen per e-mail. Iemand leest hem, zoekt de klant op in het ERP, controleert de voorraad, maakt de order aan en stuurt een bevestiging. Vijf handelingen in vier schermen, tientallen keren per dag. Elke stap op zich is simpel, maar samen kosten ze een medewerker het grootste deel van de ochtend. Een AI-agent doet precies dit soort werk: hij krijgt een taak, kijkt in je systemen, voert de stappen uit en komt bij jou terug als hij twijfelt.

Wat een AI-agent anders doet dan een chatbot

Een chatbot beantwoordt een vraag en wacht op de volgende. Een agent krijgt een opdracht en handelt die af. Hij leest de e-mail, opent de klantkaart, vergelijkt de bestelde aantallen met de voorraad, maakt de order aan en meldt wat hij heeft gedaan. Daarvoor hoeft niemand een prompt te typen. De agent draait op de achtergrond en pakt zelf op wat er binnenkomt, of dat nu een mailbox is, een map met pdf's of een nieuwe regel in je CRM.

Het verschil zit in het handelen. Waar Chatbots & voice agents het gesprek met je klant voeren, doet een backoffice-agent het werk dat daarna volgt. De twee werken vaak samen: de chatbot neemt de vraag aan, de agent voert hem uit in je systemen en de chatbot meldt de klant dat het geregeld is.

Welk werk een agent in de backoffice overneemt

De beste kandidaten zijn taken die vaak voorkomen, in meerdere systemen spelen en een vaste route volgen. Orderintake uit e-mail en pdf. Inkoopfacturen koppelen aan de juiste inkooporder en klaarzetten voor goedkeuring. Ontbrekende stukken opvragen bij de klanten van een administratiekantoor en bijhouden wat er nog niet binnen is. Een aanvraag in het CRM aanvullen met gegevens uit het handelsregister en de openstaande posten uit de boekhouding. Een vervoerder een nieuwe levertijd doorgeven als een order later klaar is.

Geen van deze taken is moeilijk. Ze zijn alleen zo talrijk dat er elke dag iemand mee bezig is. We beginnen bij de taak die de meeste uren kost, en dat is vrijwel altijd iets wat je team al jaren doet zonder erbij na te denken. Weet je nog niet welke taak dat is, dan telt de AI & Processcan het eerst uit voordat we iets bouwen.

Grenzen, rechten en een mens die meekijkt

Een agent die in je ERP mag schrijven, krijgt niet meer rechten dan de medewerker die dat werk nu doet. Meestal minder. Hij mag een conceptorder aanmaken, niet een factuur versturen. Hij mag een klant om een document vragen, niet een korting toezeggen. Elke handeling wordt gelogd met de reden erbij, zodat je achteraf precies ziet wat er is gebeurd en waarom. Boven een grens die jij bepaalt, bijvoorbeeld een orderbedrag of een klant die nog niet in je systeem staat, zet de agent de taak klaar en wacht hij op goedkeuring van een mens. Twijfelt hij over een adres of een aantal, dan vraagt hij het na in plaats van te gokken.

Het model draait op een afgeschermde server binnen de EU en je data wordt niet gebruikt om modellen van anderen te trainen. Persoonsgegevens gaan alleen naar het model als de taak dat echt nodig heeft. Wat de EU AI Act en de AVG van je vragen, leggen we vast in de documentatie die je van ons krijgt, zodat je later geen verrassingen hebt bij een audit of een vraag van een klant.

In tien werkdagen een agent die één taak doet

We bouwen geen agent die alles kan. We bouwen er een die één taak goed doet. Je wijst het proces aan, wij bouwen binnen tien werkdagen een prototype dat op echte e-mails en echte orders draait, eerst met een mens die elke actie goedkeurt. Zo zie je in de praktijk hoe vaak hij het goed doet en waar hij vastloopt. Is de foutmarge te hoog voor jullie werk, dan vertellen we je dat direct en stoppen we daar. Je bent dan een paar weken verder, geen maanden.

Werkt het, dan schroeven we de goedkeuring stap voor stap terug en koppelen we de agent vast aan je pakketten, of dat nu Exact, AFAS, Odoo of een eigen systeem is. Wat je krijgt is van jou: de code, de instructies die de agent volgt en de logboeken. Geen abonnement per taak en geen leverancier die je niet kunt vervangen. Een tweede taak komt pas als de eerste een paar weken zonder gedoe draait.