Minder handwerk in zaaksystemen voor overheid en gemeenten

Gemeenten en overheidsinstanties draaien op processen die moeten kloppen. Een vergunningsaanvraag, een Woo-verzoek of een subsidietraject vraagt om uiterste zorgvuldigheid. Maar zorgvuldigheid betekent in de praktijk vaak dat hoogopgeleide medewerkers uren besteden aan het overtypen van webformulieren naar een zaaksysteem, het handmatig anonimiseren van documenten of het zoeken naar de juiste bijlage in verouderde archieven. Dat is zonde van de tijd. Wij bouwen de software en koppelingen die dit handwerk wegnemen, zodat de focus teruggaat naar de burger en de inhoud van het besluit.

Koppelingen tussen zaaksystemen en landelijke loketten

Elke gemeente gebruikt een zaaksysteem, maar vaak staat dit systeem op een eiland. Aanvragen komen binnen via het Omgevingsloket of een lokaal webformulier en moeten vervolgens handmatig worden geregistreerd. Met Systeemintegratie zorgen we dat deze systemen wel met elkaar praten. Data stroomt direct en veilig van het punt van invoer naar het juiste dossier. Geen kopieer-en-plakwerk meer en aanzienlijk minder kans op fouten bij de overdracht van persoonsgegevens.

Woo-verzoeken en vergunningen sneller verwerken

Een Woo-verzoek betekent vaak dat iemand honderden pagina's aan documenten moet doorlezen en lakken. Dit is een proces waar AI-implementatie echt tijd bespaart. We zetten AI in om documenten te doorzoeken, persoonsgegevens te markeren en concept-lakkingen voor te stellen. Een mens controleert en beslist, maar de software doet het zware voorwerk. Voor vergunningen bouwen we slimme beslisbomen via Software op maat die direct controleren of een aanvraag compleet is, nog voordat de behandelaar ernaar kijkt. Ontbreekt er een bijlage, dan krijgt de aanvrager automatisch bericht.

Data, archivering en de AVG

Werken voor de overheid betekent werken met strikte regels. Besluiten moeten transparant zijn en data mag niet zomaar ergens onbeheerd worden opgeslagen. Binnen onze diensten Data & rapportage en Compliance & AVG zorgen we dat alles wat we bouwen voldoet aan de wetgeving. We hosten data in de EU, we anonimiseren waar nodig en we houden rekening met de Archiefwet en bewaartermijnen. Als we AI inzetten, doen we dat met het oog op de EU AI Act: geen ondoorzichtige modellen die onverklaarbare beslissingen nemen, maar controleerbare processen met een mens aan het roer.

Van knelpunt naar prototype in tien dagen

We beginnen niet met een eindeloos traject vol overleggen. Je weet vaak al precies welk proces de meeste vertraging oplevert op de afdeling. Dat kan het verwerken van bezwaarschriften zijn, of een portaal voor gemeentelijke belastingen dat niet goed aansluit op de interne administratie. Binnen tien werkdagen bouwen we een werkend prototype. Zo zie je direct wat de oplossing doet in de praktijk en wat het je team oplevert in bespaarde uren. Daarna verzorgen we via Beheer & onderhoud de updates, zodat de oplossing blijft werken als wetgeving of landelijke systemen veranderen.