AI & Processcan: in 2 tot 3 weken weten waar uren weglekken
In 2 tot 3 weken: je processen in kaart, handmatige uren geteld, knelpunten gerangschikt en een roadmap met besparingsschatting. Geen bouw vóór het getal.
Een AI & Processcan laat in 2 tot 3 weken zien welke processen in je bedrijf handmatig lopen, hoeveel uur per maand daarin zit en welke je als eerste automatiseert. Het resultaat is een proceskaart, een gerangschikte lijst met knelpunten en een roadmap met een besparingsschatting. We bouwen niets voordat dat getal er ligt. Optimi is een bureau voor AI-procesoptimalisatie in Den Haag voor bedrijven met 10 tot 100 medewerkers.
Voor wie de scan bedoeld is
Voor de eigenaar of operationeel manager van een bedrijf met 10 tot 100 medewerkers die voelt dat de administratie te veel tijd kost, maar geen lijst heeft van waar die tijd precies zit. En voor bedrijven die ChatGPT "al geprobeerd hebben" en nu een structureel antwoord willen in plaats van losse experimenten.
De scan is de normale eerste stap. Heb je één helder, herhalend proces en wil je meteen bouwen? Dan kan het prototype in 10 werkdagen ook los.
Zo gaat het, stap voor stap
De scan bestaat uit zes stappen. Het meeste werk doen wij; van jou vragen we ongeveer anderhalve dag in totaal.
- Intake (30 minuten, gratis). Je brengt één proces mee dat je irriteert. Wij laten zien hoe we ernaar kijken en of een scan zinvol is.
- Kick-off en procesinventaris. Een halve dag op locatie met 3 tot 5 mensen die het werk doen: binnendienst, administratie, planning. We noteren elk proces, elk systeem en elke overdracht.
- Meekijken en meten. Verspreid over 3 tot 5 dagen kijken we mee bij de processen die het zwaarst wegen. We tellen uren, tellen overtypmomenten en noteren waar fouten ontstaan.
- Analyse. We rangschikken elke kans op uren × gemak × risico. Elke kans krijgt een data- en AVG-check.
- Presentatie. De roadmap, de eerste prototype-kandidaat en een besparingsschatting in uren per maand.
- Jouw besluit. Prototype, workshop, of stoppen.
Wat je aan het eind hebt
Een uitkomstblok zoals dit, met jullie eigen getallen:
VOORBEELDSCAN · ILLUSTRATIEF
- 47PROCESSEN IN KAART
- 14KANSEN GERANGSCHIKT
- 430UUR/MAAND HANDWERK GEVONDEN
Daaronder de proceskaart, de top 5 kansen met verwachte uren en risico, de privacychecklist, de roadmap voor 3 tot 12 maanden en een voorstel voor het eerste prototype. Alle documenten zijn van jou, ook als we elkaar daarna niet meer spreken.
Doorlooptijd: 2 tot 3 weken
Week 1 inventariseren, week 2 meten en analyseren, week 3 presenteren. Je mensen zijn er ongeveer anderhalve dag mee bezig, verspreid over die weken.
Waar je op kunt rekenen
- Geen bouw vóór het getal. Eerst meten, dan pas een voorstel.
- Je medewerkers ontwerpen mee. Zij weten waar het schuurt; wij tellen en ordenen.
- Data blijft in de EU, we werken volgens AVG en volgens de principes van ISO 27001 en ISO 42001.
- Elke kans is getoetst aan de AI Act voordat hij op de roadmap komt.
- Geen verplichting na de presentatie. De roadmap is bruikbaar zonder ons.
Lees verder
- Voorbeeldcase: Groothandel: orderintake uit e-mail en PDF
- Voorbeeldcase: Administratiekantoor: stukken opvragen
- Artikel: Wat een AI- en processcan inhoudt
- Volgende stap: Prototype in 10 werkdagen
01, RESULTAAT
- Proceskaart van alle processen, gemarkeerd als handmatig, half-automatisch of geautomatiseerd.
- Uitkomstblok met de getallen
- processen · knelpunten · uur per maand.
- Top 5 automatiseringskansen met verwachte uren en risico per kans.
- Data- en privacychecklist per kans (waar staat de data, wie mag erbij, wat mag niet).
- Roadmap voor 3 tot 12 maanden, in volgorde van opbrengst.
- Voorstel voor het eerste prototype in 10 werkdagen.
Procesdiagram
02, WERKWIJZE
-
Intake (30 minuten, gratis)
je brengt één proces mee, wij laten zien hoe we kijken.
-
Kick-off en procesinventaris
een halve dag op locatie met 3 tot 5 mensen die het werk doen.
-
Meekijken en meten
uren per proces, systemen, overdrachten en foutpunten, verspreid over 3 tot 5 dagen.
-
Analyse
we rangschikken op uren × gemak × risico en toetsen elke kans aan data- en AVG-voorwaarden.
-
Presentatie
roadmap, eerste prototype-kandidaat en een besparingsschatting in uren per maand.
-
Jouw besluit
prototype, workshop, of stoppen. Alle drie zijn een goed antwoord.
VEELGESTELDE VRAGEN
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd kost de scan mijn mensen?
Ongeveer anderhalve dag in totaal, verdeeld over 2 tot 3 weken. Een halve dag voor de kick-off met 3 tot 5 collega's, daarna korte meekijkmomenten van 30 tot 60 minuten per proces. We plannen die rond het werk, niet erdoorheen.
Wat als er niets te automatiseren blijkt?
Dan zeggen we dat. Je houdt de proceskaart en de urenmeting, en je weet welke processen je beter met rust laat. In de praktijk vinden we bij bedrijven van 10 tot 100 medewerkers vrijwel altijd handwerk tussen twee systemen. Maar de scan is geen verkoopmiddel: het getal bepaalt de volgende stap.
Moeten we onze software vervangen?
Nee. We werken met wat er staat: Exact, AFAS, een oude Access-database of een Excel die iedereen gebruikt. De scan laat zien waar handwerk tussen systemen zit. Meestal is een koppeling of een kleine app genoeg; een ERP vervangen adviseren we zelden.
Kijken jullie ook naar AVG en de AI Act tijdens de scan?
Ja. Elke kans krijgt een korte data- en privacycheck: welke persoonsgegevens gaan erdoorheen, mag dat in de EU-regio van een AI-model, en welke risicoklasse van de AI Act is van toepassing. Dat staat in de checklist die je krijgt, zodat je later geen verrassingen hebt.
Wat gebeurt er na de presentatie?
Je krijgt de roadmap en een concreet voorstel voor het eerste prototype. Je beslist zelf: doorgaan met een prototype in 10 werkdagen, eerst een workshop voor je team, of stoppen. Er zit geen verplichting aan de scan vast en de documenten zijn van jou.
GERELATEERD
