Wat een AI- en processcan inhoudt en wat je eraan hebt

Waarom eerst meten

De meeste bedrijven weten dát de administratie te zwaar is. Volgens Visma (februari 2025) besteedt 41% van de Nederlandse ondernemers meer dan de helft van de werkweek aan administratie. Maar bijna niemand weet wáár die uren precies zitten. Vraag het aan drie medewerkers en je krijgt drie antwoorden.

Zonder meting begin je op gevoel. Dan bouw je iets voor het proces dat het meest opvalt, in plaats van het proces dat de meeste uren kost. En je hebt geen nulmeting, dus je weet later niet of het heeft gewerkt.

Onze regel is: geen bouw vóór het getal. Eerst tellen, dan rangschikken, dan pas kiezen.

Week 1: inventariseren met je mensen

De scan begint niet bij de systemen, maar bij de mensen die het werk doen.

1. Kick-off, halve dag, op locatie. Met de eigenaar of operationeel manager en drie tot vijf sleutelmedewerkers: binnendienst, administratie, planning. We zetten alle terugkerende processen op een bord: wat komt binnen, wat gaat eruit, welke systemen zitten ertussen, wie doet wat.
2. Meelopen. In de dagen daarna kijken we mee bij de mensen die de processen uitvoeren. Niet om te beoordelen, maar om te zien wat er echt gebeurt: de extra Excel die niemand had genoemd, het telefoontje dat elke order kost, het wachten op een collega.
3. Systemen bekijken. Welke pakketten draaien er (Exact, AFAS, Twinfield, een TMS, een WMS, maatwerk), welke hebben een koppeling, waar zit data die nergens anders staat.

Aan het eind van week 1 hebben we een procesoverzicht: meestal tussen de 30 en 60 processen voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers, elk gemarkeerd als handmatig, half-automatisch of automatisch.

Week 2: uren tellen en knelpunten rangschikken

Nu wordt het concreet.

• Uren per proces. Voor elk handmatig proces tellen we, samen met de uitvoerder: hoe vaak per week, hoe lang per keer, hoeveel mensen. Dat levert uren per week per proces op.
• Fouten en wachttijd. Waar gaat het mis, hoe vaak, wat kost een fout (retour, betwiste factuur, boze klant). Hoe lang wacht iets voordat het wordt opgepakt.
• Gemak. Hoe gestructureerd is de bron, is er een koppeling met het doelsysteem, hoeveel uitzonderingen zijn er.
• Risico. Zit er persoonsdata in, raakt het een beslissing over mensen, welke AVG- en AI Act-voorwaarden gelden.

Elke kans krijgt een score op uren × gemak × risico. Zo ontstaat een rangorde waar niet het spannendste proces bovenaan staat, maar het proces dat het snelst het meeste oplevert.

Week 3: roadmap en eerste prototype-kandidaat

In de laatste week schrijven we de uitkomst op en presenteren die in een uur aan de directie en de betrokken medewerkers.

• De roadmap. Welke kansen pak je in de komende 3, 6 en 12 maanden, in welke volgorde en waarom.
• De eerste kandidaat. Eén proces dat in 10 werkdagen om te zetten is naar een werkend prototype, met een schatting van uren vóór en na.
• Randvoorwaarden. Per kans: welke data, welke koppeling, waar de mens blijft goedkeuren, wat er voor de AVG geregeld moet zijn.
• De beslissing. Prototype, workshop, of stoppen. Alle drie zijn een goede uitkomst.

Zo ziet de uitkomst eruit

Het belangrijkste deel van de uitkomst past op één scherm. Dit is een illustratief voorbeeld voor een groothandel van 45 medewerkers:

Daaronder de top-5 met per kans de uren, het gemak, het risico en de voorgestelde aanpak. Als diagram is het een raster van 47 blokjes waarin 14 zijn gemarkeerd als kans, 6 daarvan met een AI-stap, en 3 met een ring als directe winst. Dat is het beeld dat je mee terugneemt naar je MT: niet "AI is interessant", maar "hier zitten 430 uur per maand, en dit is de eerste."

Wat het van jou vraagt

Een scan is geen project dat je team lamlegt. Concreet:

• Een halve dag kick-off met drie tot vijf mensen.
• Twee tot drie uur meelopen per sleutelmedewerker, in hun normale werk.
• Toegang tot een testomgeving of leesrechten op de systemen, geregeld via IT.
• Een uur voor de presentatie.

Bij elkaar ongeveer anderhalve dag van je medewerkers, verspreid over twee tot drie weken. En één ding dat geen tijd kost maar wel belangrijk is: zeg tegen je mensen dat de scan gaat over het overtypen, niet over hen. Ze weten beter dan wie ook waar de tijd weglekt, en ze doen graag mee als ze dat weten.

Wanneer een scan niet nodig is

Een scan is de normale route, maar niet altijd de beste.

• Je hebt al één helder proces dat overduidelijk de meeste uren kost, met een gestructureerde bron en een systeem met koppeling. Dan kun je direct een prototype laten bouwen; de scan zou alleen bevestigen wat je al weet.
• Je bent kleiner dan 15 medewerkers en hebt drie processen in totaal. Dan is een intakegesprek van 30 minuten waarschijnlijk genoeg.
• Je wilt eerst je team meenemen. Dan is een workshop een betere eerste stap; de use-caselijst die daaruit komt is een lichte versie van de scan.

Twijfel je? Dat is precies waar de gratis intake voor is.

Voorbeeld

Een technische groothandel met 45 medewerkers liet een scan doen. Orderintake stond bovenaan: 42 uur per week, 2,6% fouten, een gestructureerde bron in de mailbox. Het prototype dat daaruit volgde bracht dat terug naar 9 uur per week. Een administratiekantoor met 18 medewerkers vond in de scan drie processen die allemaal aan dezelfde Excel-tracker hingen, en pakte ze in één keer aan. Cijfers illustratief. Lees de cases orderintake uit e-mail en stukken opvragen.