Terugkerend werk loopt vanzelf, jij ziet alleen de uitzonderingen.

Een bestelling komt binnen per mail. Iemand zet hem in het ERP, maakt een orderbevestiging, stuurt die naar de klant en zet een regel in de planning. Vier keer hetzelfde, elke dag, voor elke order. Niet moeilijk, maar wel werk dat blijft liggen zodra die ene collega ziek is. Wij zorgen dat die stappen vanzelf lopen en dat je team alleen nog kijkt naar wat afwijkt.

Welke stappen je nu elke dag opnieuw zet

Bijna elk bedrijf heeft er een handvol. Een aanvraag die van het contactformulier naar het CRM moet. Een urenstaat die aan het eind van de week wordt overgetypt in de facturatie. Een leverancier die om een bevestiging vraagt zodra de goederen binnen zijn. Los van elkaar zijn het kleine dingen. Bij elkaar opgeteld is het een dag per week, verdeeld over drie mensen, en niemand die het ziet omdat het er altijd al was.

We beginnen met opschrijven. We lopen een werkdag mee en noteren welke handelingen elke keer op dezelfde manier gaan: dezelfde gegevens, dezelfde systemen, dezelfde volgorde. Dat is de lijst waar we mee werken. Wat er niet op staat, omdat het elke keer een oordeel van een mens vraagt, laten we voorlopig met rust.

Van één workflow naar een werkend prototype in tien dagen

We pakken niet alles tegelijk. Uit de lijst kiezen we samen de workflow die het meeste tijd kost of het vaakst misgaat, en die bouwen we eerst. Binnen tien werkdagen draait er een prototype dat die stappen zelf zet, op je eigen systemen en met je eigen data.

Dat prototype laat je een tijdje naast de huidige werkwijze meedraaien. Je collega doet het werk nog gewoon met de hand, en de workflow doet het ernaast. Elke dag vergelijk je de uitkomsten. Klopt het, dan gaat de hand van het stuur. Klopt het niet, dan zien we precies bij welke stap en passen we de regel aan. Daarna is de volgende workflow aan de beurt. De koppelingen die daarvoor nodig zijn, tussen het CRM en de boekhouding bijvoorbeeld, bouwen we als Systeemintegratie, zodat de tweede workflow ze meteen kan hergebruiken.

Regels waar het kan, AI waar het moet

De meeste stappen zijn gewoon een regel. Ligt het orderbedrag onder de grens, keur dan goed. Zit de klant in het buitenland, gebruik dan de andere btw-code. Zulke regels schrijven we uit in code die je kunt lezen, want een regel die je niet kunt nakijken vertrouw je op den duur niet meer.

Soms is de invoer te rommelig voor een regel. Een offerteaanvraag in vrije tekst, een pakbon als foto in een mailbijlage, een klacht waar het ordernummer nog uit gehaald moet worden. Daar zetten we een taalmodel voor in, op een server binnen de EU, en alleen voor die ene stap. Het model haalt de gegevens eruit, de regels doen de rest. Is het model niet zeker van zijn zaak, dan zet de workflow de stap klaar voor een collega in plaats van te gokken. Wil je dat de automatisering zelfstandig meerdere taken achter elkaar afhandelt en daarbij eigen beslissingen neemt, dan zit je eerder bij AI-agents voor de backoffice. Dat vertellen we je in de intake.

Wat er gebeurt als iets vastloopt

Een workflow die stilletjes stopt is erger dan geen workflow, want dan denkt iedereen dat het geregeld is. Daarom houdt elke workflow die we bouwen een logboek bij: welke stap, wanneer, met welke gegevens, en wat het resultaat was. Gaat een stap mis, omdat de boekhouding even niet bereikbaar is of een leverancier een veld leeg laat, dan stopt de workflow op die plek, bewaart de wachtrij en stuurt een melding naar de persoon die het moet weten. Zodra het kan, pakt hij de draad weer op.

Wat we bouwen is van jou. Je krijgt de code, de regels in gewone taal en de documentatie, en de data blijft binnen de EU. Je kunt het zelf in beheer nemen of het bij ons laten onder Beheer & onderhoud. Twijfel je of een proces zich überhaupt laat automatiseren? Dan bekijken we dat in de gratis intake, en als het antwoord nee is, vertellen we je dat direct.