Productdata die overal klopt, van ERP tot webshop en catalogus

Je hebt duizenden artikelen. De specificaties staan in het ERP, de foto's op een netwerkschijf, de teksten in de webshop en de prijzen in een Excel-bestand dat elke maand van de leverancier komt. Als er een maat verandert, moet iemand dat op vier plekken aanpassen. Vroeg of laat staat er op de website iets anders dan in de catalogus, en belt een klant omdat het artikel niet in de doos past.

Eén plek waar je productdata klopt

Een PIM-systeem is één centrale plek voor alles wat je over een product weet: naam, omschrijving, afmetingen, materiaal, foto's, documenten, prijzen per klantgroep en de vertaling in het Duits. Elke andere plek waar dat product verschijnt, haalt de gegevens daar op. Je webshop, de gedrukte catalogus, de prijslijst voor de buitendienst en de feed naar een marktplaats krijgen allemaal dezelfde bron. Verander je iets, dan verandert het overal.

Dat klinkt vanzelfsprekend, maar bij de meeste groothandels en fabrikanten die we spreken is het niet zo. De productdata is meegegroeid met het bedrijf, en elk systeem heeft zijn eigen versie. We beginnen daarom niet met software, maar met de vraag welk systeem de waarheid is voor welk veld. Prijzen komen uit je ERP, teksten uit het PIM, voorraad uit het magazijn. Dat leggen we vast, en daarna bouwen we de koppelingen die het waarmaken.

Standaard PIM of iets op maat

Er bestaan goede standaardpakketten voor productinformatie, en als zo'n pakket bij je past, adviseren we dat. We richten het in, koppelen het aan je ERP en webshop en zorgen dat je team ermee overweg kan. Je hoeft niet meer te betalen voor maatwerk dan nodig is.

Soms past een standaardpakket niet. Je artikelen hebben configuraties die per klant verschillen, je verkoopt per stuk en per pallet met eigen maateenheden, of je catalogus moet in een opmaak die geen enkel pakket ondersteunt. Dan bouwen we een catalogussysteem op maat, met dezelfde aanpak als bij Software op maat: precies de velden en regels die jouw assortiment nodig heeft, en niets wat in de weg zit. Welke route het wordt, vertellen we je direct na de intake.

Binnen tien werkdagen je eigen artikelen erin

We beginnen met een deel van je assortiment, bijvoorbeeld de ene productgroep waar de meeste fouten in zitten. Die data halen we uit je huidige bronnen, we schonen op waar dubbele artikelen en afwijkende spellingen zitten, en we zetten ze in een eerste versie van het systeem. Binnen tien werkdagen klikt je team door de eigen artikelen heen en zie je hoe een wijziging doorloopt naar de webshop.

Het opschonen doen we niet met de hand. Waar honderden leveranciersbestanden elk een andere kolomindeling hebben, gebruiken we AI om specificaties uit pdf's en spreadsheets te halen en naar jouw veldnamen te vertalen. Een medewerker controleert het resultaat in plaats van het over te typen. Vanuit dat prototype breiden we uit naar de rest van het assortiment, en via Systeemintegratie sluiten we de overige systemen aan: ERP, webshop, marktplaatsen en de drukker van je catalogus.

Je data blijft van jou

Productdata is jarenlang werk. Die hoort niet vast te zitten in een pakket dat je niet kunt verlaten. Alles wat we bouwen of inrichten staat op servers in de EU, je krijgt de broncode en het datamodel, en je kunt de data op elk moment volledig exporteren. Wil je na oplevering dat wij het systeem draaiend houden en de koppelingen bijwerken als een leverancier zijn bestandsformaat verandert? Dan pakken we dat op onder Beheer & onderhoud. Wil je het liever zelf doen, dan krijg je de documentatie om dat te kunnen.