AVG en compliance geregeld zonder dat het je werk vertraagt
Je weet precies waar je data staat, wie erbij kan en je voldoet aan de wet zonder dat je medewerkers vastlopen in regels.
Klanten vullen formulieren in. Bestelsystemen slaan adressen op. In de HR-software staan kopieën van identiteitsbewijzen. Zodra iemand vraagt om zijn gegevens te verwijderen, moet je zoeken in vijf verschillende mailboxen en een losse spreadsheet. Dat is het moment waarop een regel een obstakel wordt. Wij maken van compliance een praktische realiteit. Geen dikke handboeken die in een la verdwijnen, maar systemen die het werk voor je doen.
Van papier naar praktijk
De AVG wordt vaak behandeld als een stapel documenten. Je hebt een privacyverklaring op de website en een register dat niemand bijwerkt. Wij kijken naar de daadwerkelijke datastromen. Komt er een bestelling binnen via je webshop, waar gaat dat adres dan heen? Als het doorstroomt naar je boekhoudpakket en een labelprinter, brengen we dat in kaart. We gebruiken onze ervaring met Systeemintegratie om te zorgen dat een klant die in het ene systeem wordt verwijderd, ook overal elders verdwijnt.
Automatisch opruimen
Data die je niet hebt, kan niet lekken. We stellen harde regels in op je databases en software. Facturen blijven zeven jaar staan. Cv's van afgewezen sollicitanten verdwijnen na vier weken. We schrijven de scripts die deze opschoning automatisch uitvoeren. Op die manier hoeft je team geen herinneringen in hun agenda te zetten om bestanden te wissen. Het systeem regelt zichzelf.
AI en de nieuwe regels
Als je AI wilt inzetten binnen je bedrijf, worden de regels strenger. De EU AI Act eist dat je precies weet wat een AI-model met je data doet. Wij zorgen dat AI-implementatie verantwoord gebeurt. We houden data binnen de EU. Waar nodig richten we lokale modellen in, zodat jouw gevoelige klantdossiers nooit worden gebruikt om een publiek model te trainen. Je profiteert van de techniek zonder de wet te overtreden.
Wat we van jou nodig hebben
We hebben toegang tot je systemen nodig en een paar uur tijd met de persoon die de administratie beheert. We brengen de huidige situatie in kaart, zoeken de gaten in je beveiliging en presenteren een plan. Dat is geen theoretisch rapport. Het is een concrete lijst van instellingen die we gaan aanpassen en scripts die we gaan schrijven. Je weet precies wat we doen en wat het je oplevert.
01, RESULTAAT
- Een actueel en kloppend verwerkingsregister
- Geautomatiseerde scripts voor dataretentie
- Duidelijke verwerkersovereenkomsten met je leveranciers
- Een concreet stappenplan voor datalekken
- Juiste inrichting van toegangsrechten in je software
Procesdiagram
02, WERKWIJZE
-
We kijken eerst welke persoonsgegevens je echt verzamelt en waar die landen.
-
We schrappen gegevensverzamelingen die je in de praktijk niet nodig hebt.
-
We richten je systemen zo in dat data automatisch na de bewaartermijn verdwijnt.
-
We leggen de datastromen vast in een helder en werkbaar verwerkingsregister.
-
We trainen je team kort en gericht op wat ze in de dagelijkse praktijk moeten doen.
VEELGESTELDE VRAGEN
Veelgestelde vragen
Duurt dit niet maanden om helemaal uit te zoeken?
Nee. We beginnen met de systemen die de meeste data verwerken en hebben binnen tien werkdagen een werkend prototype voor je beleid en de eerste automatische opschoningen.
Wat als we software gebruiken die niet aan de AVG voldoet?
Dan zeggen we dat direct. Als een systeem data naar een onveilig land stuurt en we kunnen dat niet repareren met gerichte systeemintegratie, dan moet je op zoek naar een alternatief.
Hoe helpt dit bij een ISO 27001-audit?
We richten je processen in volgens ISO 27001 en de EU AI Act, zodat je klaar bent voor de audit. Het certificaat komt van de onafhankelijke auditor die jij kiest; wij zorgen dat je omgeving en je bewijs de audit doorstaan.
