Eén eigenaar per gegeven, en regels die het systeem zelf bewaakt

De omzet in het dashboard van de directie is anders dan de omzet die de boekhouding rapporteert. Beide kloppen, want ze tellen iets anders mee: de één de retouren, de ander niet. Niemand heeft dat ooit opgeschreven. Zo ontstaan discussies in het MT over cijfers in plaats van over keuzes, en zo heeft een oud-medewerker maanden na zijn vertrek nog toegang tot de klantenlijst. Data-governance is niets meer dan afspreken wie welk gegeven beheert, wat het precies betekent en wie erbij mag, en die afspraken zo vastleggen dat ze ook gelden als niemand eraan denkt.

Wie is de eigenaar van dit cijfer?

In de meeste bedrijven heeft ieder gegeven een stille eigenaar. De klantgegevens zijn van de binnendienst, de artikelprijzen van inkoop, de uren van de projectleiders. Alleen staat dat nergens, en dus houdt de verkoop een eigen kopie van de klantenlijst bij, met een ander telefoonnummer erin. Wij lopen met je langs de gegevens die er echt toe doen. Meestal zijn dat er niet meer dan twintig: klant, artikel, order, medewerker, project en een handvol kengetallen. Per gegeven leggen we vast wie ervoor verantwoordelijk is, in welk systeem de bron staat en wat het woord betekent. Omzet is dan bijvoorbeeld het gefactureerde bedrag exclusief btw en na aftrek van creditnota's. Dat klinkt als een open deur, maar precies die zin voorkomt de discussie in het MT.

Afspraken die passen bij een bedrijf van jouw maat

Data-governance komt uit de wereld van banken en verzekeraars, en de meeste handboeken erover zijn daar ook voor geschreven. Een stuurgroep, een data-officer, drie lagen beleid. Voor een groothandel met veertig mensen is dat onzin. Wij maken de kleine versie: een register van een paar pagina's, één eigenaar per gegeven en elk kwartaal een half uur overleg. Dat is genoeg om te weten wie je moet bellen als een cijfer niet klopt en wie ja moet zeggen voordat er een nieuw veld in het CRM bijkomt. Groeit het bedrijf, of komt er een audit voor ISO 27001 & NEN 7510 aan, dan bouwen we vanuit dat register verder in plaats van opnieuw te beginnen.

Toegang, bewaartermijnen en wat er weg mag

De tweede helft van governance gaat over wie erbij mag en hoe lang je iets bewaart. Vaak is dat historisch gegroeid: iedereen is ooit beheerder gemaakt omdat dat makkelijk was, en de exportmap staat vol klantbestanden uit 2017. We brengen per rol in kaart wat iemand nodig heeft voor zijn werk en zetten de rechten daarop. Een planner ziet de planning, geen salarissen. Daarnaast spreken we per gegeven een bewaartermijn af, zodat oude sollicitaties en afgeronde dossiers op tijd verdwijnen in plaats van jaren te blijven slingeren. De juridische kant daarvan, welke termijn de wet eist en wat er in je verwerkingsregister moet, pakken we samen op met Compliance & AVG. Wij zorgen dat wat daar is afgesproken ook echt in de systemen gebeurt.

Governance die in het systeem zit, niet in een map

Een beleidsdocument dat niemand leest verandert niets. Daarom bouwen we de afspraken in. Verplichte velden en controles bij invoer, zodat een klant zonder KvK-nummer niet eens opgeslagen kan worden. Een melding als iemand een prijs aanpast buiten de afgesproken marge. Een opruimscript dat elke maand draait en meldt wat het heeft weggehaald. Een overzicht in je Data & rapportage dat laat zien welke bron is gebruikt en wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt. Is de bestaande data al vervuild, dan combineren we dit met Master data & opschonen: eerst schoon, daarna afspraken zodat het schoon blijft.

Het register en de scripts zijn van jou, in gewone taal en gewone code, en je team houdt ze zelf bij. Alles blijft in de EU en in je eigen systemen. Het begint met een gratis intake waarin we samen kijken welke drie gegevens nu het meeste gedoe geven.