Minder overtypen en meer marge in je groothandel.
Stop met het overtypen van PDF-orders en leverancierslijsten. Wij koppelen Exact of AFAS, automatiseren backorders en maken je groothandel sneller.
01, WAAR TIJD WEGLEKT
- De binnendienst typt dagelijks inkomende PDF-orders over in Exact of AFAS.
- Prijswijzigingen van leveranciers komen binnen als onwerkbare Excel-lijsten.
- De webshop toont voorraad die in het magazijn al gereserveerd is voor backorders.
- Backorders worden handmatig bijgehouden in een losse spreadsheet.
Procesdiagram
De binnendienst is een groot deel van de dag kwijt aan het overtypen van inkomende PDF-orders. Leveranciers sturen wekelijks nieuwe prijslijsten in onhandige formaten. De webshop toont voorraad die in het magazijn stiekem al gereserveerd is voor een backorder. In een groothandel draait alles om snelheid en foutloos werken, maar de praktijk is vaak een aaneenschakeling van handmatige correcties tussen Exact, AFAS, losse Excel-bestanden en de mailbox. Wij lossen dat op.
Orders verwerken zonder typwerk
Een klant mailt een inkooporder als PDF. Nu leest iemand die mail, opent het bestand en typt de artikelnummers en aantallen over in het ERP. Met een gerichte AI-implementatie automatiseren we dit proces. Het model leest de PDF, herkent de artikelen, zelfs als de klant net een ander nummer gebruikt, en zet direct een conceptorder klaar. De binnendienst controleert alleen nog de uitzonderingen. Dit scheelt uren werk per dag en voorkomt typefouten bij grote bestellingen.
Prijzen en voorraad altijd gelijk
Wanneer een leverancier de prijzen verhoogt, wil je dat direct doorberekenen. Vaak kost het verwerken van die lijsten zoveel tijd dat je tijdelijk marge inlevert. Door slimme systeemintegratie koppelen we de data van je leveranciers direct aan jouw systemen. We bouwen apps & webshops die real-time praten met je ERP. Ligt een pallet in het magazijn, dan staat de voorraad direct goed online. Geen vertraging, geen nee-verkoop.
Backorders en marges bewaken
Als een zending deels binnenkomt, begint het gepuzzel. Wie had er nog recht op welke doos? Handmatige lijstjes zorgen voor fouten. Met software op maat maken we een overzichtelijk dashboard voor de backorders. We trekken de gegevens uit je ERP en combineren dit via data & rapportage tot een werkbaar overzicht. Je ziet direct welke klant wacht, wat de actuele inkoopprijs is en hoeveel marge er overblijft op de zending.
Van probleem naar prototype in 10 dagen
We praten niet maandenlang over een nieuw IT-landschap. Je wijst het grootste knelpunt aan. Dat kan het inlezen van de lastigste inkooporders zijn of het updaten van de prijslijsten. Binnen 10 werkdagen bouwen we een werkend prototype met jouw data. Alles draait in de EU, we regelen de compliance & AVG en we zorgen voor betrouwbaar beheer & onderhoud zodra de oplossing live staat. Je organisatie werkt al. Wij zorgen dat ze beter werkt.
VEELGESTELDE VRAGEN
Veelgestelde vragen
Hoe snel kunnen we een order-PDF automatisch inlezen?
We bouwen binnen 10 werkdagen een prototype. Je stuurt een testbatch PDF's door, onze AI-implementatie haalt de regels eruit en zet ze klaar als conceptorder in je ERP.
Leveranciers sturen wekelijks prijslijsten in verschillende formaten. Kan dat makkelijker?
Ja. Via systeemintegratie of een slimme parser lezen we inkomende mails direct uit. We standaardiseren de data en werken je inkoopprijzen bij in je ERP zonder handmatig knip- en plakwerk.
Wat gebeurt er als een artikel tijdelijk niet leverbaar is?
We bouwen logica die backorders automatisch registreert en je klant proactief mailt over levertijden. Zodra de voorraad binnenkomt, krijgt de binnendienst direct een seintje om de order af te ronden.
