Dezelfde werkplek op kantoor, thuis en bij de klant

Je hebt mensen die thuis werken, op kantoor werken en soms een dag bij een klant zitten. Iedereen heeft een eigen laptop, met een eigen set programma's, een eigen versie van Windows en een eigen inrichting die ooit door iemand is gedaan. Zolang alles draait merk je daar weinig van. Zodra er een laptop stukgaat, iemand in dienst komt of er een update uitgerold moet worden, ben je er zomaar een dag mee kwijt.

Waarom losse laptops zoveel tijd kosten

Elke laptop is een apart apparaat met een eigen geschiedenis. De een heeft nog de oude versie van het boekhoudpakket, de ander heeft een printerdriver die niemand meer durft aan te raken en op de derde staan bestanden die nergens anders bestaan. Als er iets misgaat, moet er iemand fysiek bij het apparaat zijn. Dat kan bij drie laptops nog, bij dertig wordt het een baan op zich.

Het probleem is niet dat het onmogelijk is, maar dat het onzichtbaar geld kost. Een nieuwe medewerker wacht twee dagen op een werkplek. Een defecte laptop betekent een halve week stilstand of een leenapparaat waar het juiste programma niet op staat. En als iemand uit dienst gaat, weet niemand zeker of alle bedrijfsdata daadwerkelijk van dat apparaat af is.

Hoe een virtuele werkplek in de praktijk werkt

Bij een virtuele werkplek draait het bureaublad niet op de laptop, maar op een server in een datacenter. Je opent een venster of een browser, logt in en ziet precies dezelfde omgeving als gisteren op kantoor: dezelfde mappen, dezelfde snelkoppelingen, dezelfde geopende bestanden. Het apparaat waar je op zit is niet meer dan een scherm met een toetsenbord. Gaat dat apparaat kapot, dan pak je een ander en ga je verder waar je gebleven was.

Voor jou als eigenaar verandert vooral het beheer. Een update installeer je op de werkplek in het datacenter in plaats van dertig keer los. Een nieuwe collega krijgt een account en is binnen een uur aan het werk. De werkplekken draaien in onze beheerde omgevingen in Europese datacenters, dus je weet waar je data staat.

Beveiliging, back-up en wie waar bij kan

Omdat er geen bedrijfsdata meer op de apparaten zelf staat, verdwijnt de grootste bron van gedoe: een laptop die in de trein blijft liggen bevat dan niets meer. Inloggen gaat met tweestapsverificatie en we regelen de rechten per rol, zodat de administratie bij de administratie kan en de buitendienst bij de buitendienst. Je ziet ook terug wie wanneer heeft ingelogd, wat prettig is als je richting NIS2 of ISO 27001 werkt of als we je helpen met Compliance & AVG.

Back-up zit standaard in de opzet, en belangrijker: we testen het herstel ook echt. Een back-up die nog nooit is teruggezet, is een aanname. De monitoring draait dag en nacht op onze systemen, met een vooraf afgesproken escalatie als er iets stukgaat. Dat is bewaking door software met een duidelijke route naar een mens.

Wanneer het loont en wanneer niet

Virtuele werkplekken werken goed als je team vooral in browsers, kantoorsoftware en administratieve pakketten zit, als mensen op wisselende plekken werken en als je met vertrouwelijke gegevens omgaat. Ze werken minder goed voor zwaar grafisch werk, videobewerking of ontwerpsoftware die een stevige videokaart nodig heeft. Dat kan wel, maar het wordt dan een aparte afweging die we los met je maken.

Meestal is dit trouwens geen losse stap. Staat je bestandsserver nog op kantoor, dan hoort er een Cloudmigratie bij, en gaat het om gevoelige gegevens die apart moeten staan, dan komt Private cloud in beeld. We beginnen met een gratis intake en een proefopstelling voor een paar mensen. Werkt het niet zoals je hoopte, dan stoppen we daar en zeggen we dat gewoon.