Kroon Optimi Kroon Optimi
NL
Plan een gratis intakeGratis intake

Waar je data staat, wie erbij kan en wat we nooit doen

Je data blijft in EU-regio's, wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen, is alleen toegankelijk per rol en gaat nooit zonder goedkeuring van een mens een systeem in. We werken volgens de AVG, sluiten een verwerkersovereenkomst, volgen ISO 27001, ISO 27701 en ISO 42001 en bouwen zo dat je klaar bent voor de AI Act. Hieronder staat precies wat dat betekent.

Route

Waar je data heen gaat

Waar je data heen gaatJouw systemen → onze laag ertussen → een AI-model in een EU-regio, en terug naar jouw systemen. Toegang op de heenweg gaat per rol; op de terugweg keurt een mens goed voordat er iets in een systeem komt. De aftakking naar het trainen van modellen is doorgestreept: dat gebeurt nooit.nooitTrainen van modellenper rolMCONTROLEeen mens keurt goedJouw systemen (mail, ERP,documenten)Onze laag ertussenAI-model in een EU-regioWaar je data heen gaatJouw systemen → onze laag ertussen → een AI-model in een EU-regio, en terug naar jouw systemen. Toegang op de heenweg gaat per rol; op de terugweg keurt een mens goed voordat er iets in een systeem komt. De aftakking naar het trainen van modellen is doorgestreept: dat gebeurt nooit.MCONTROLEeen mens keurt goedJouw systemen (mail, ERP,documenten)per rolOnze laag ertussenAI-model in een EU-regionooitTrainen van modellen

In de praktijk

Regio

Waar je data staat

Je data draait in één omgeving die wij beheren: eigen servers in Nederland voor onze platforms en EU-datacenters voor verwerking en AI-modellen, altijd onder onze contracten en onze toegangsregels.

LaagWaarBeheer
Jullie eigen systemenBlijven waar ze staan: werkplek, opslag, boekhoudingWij koppelen; we nemen niets over
Onze platforms en de portalEigen servers in NederlandDoor Kroon Optimi beheerd en bewaakt
AI-verwerkingEU-regio's, geen training op jouw dataOnder onze contracten en onze sleutels
AutomatiseringenIn onze beheerde omgeving of in die van jullieGelogd, met goedkeurstap

Welke subverwerkers we per project inzetten staat in de verwerkersovereenkomst die je bij de intake krijgt.

Uitgesloten

Wat we nooit doen

  • Jouw data gebruiken om modellen te trainen. Contractueel uitgesloten bij elke leverancier die we inzetten.
  • Data buiten de EU verwerken zonder dat jij dat expliciet hebt goedgekeurd.
  • Data verkopen, delen of hergebruiken voor een andere klant.
  • Een automatisering live zetten zonder goedkeurstap en zonder logging.
  • Meer toegang nemen dan nodig. Eerst alleen lezen; schrijven alleen waar de flow dat vereist.

Toegang

Wie erbij kan

Toegang volgt de rechten die je al hebt. Een medewerker ziet in de AI-werkplek niets wat hij in SharePoint of het dossiersysteem niet ook ziet. Vertrouwelijke mappen, HR-dossiers en klantgroepen kun je uitsluiten. Onze eigen toegang tijdens een project is tijdelijk, op naam en wordt bij oplevering ingetrokken of overgedragen.

Controle

Een mens aan de knop

Elke automatisering heeft een goedkeurstap. Groen gaat door, oranje wordt bekeken door een collega die het origineel naast de uitkomst ziet. Agents zetten klaar; ze versturen, boeken of wijzigen niets zonder goedkeuring. Dat is geen tijdelijke voorzichtigheid maar de standaardopzet, ook na een jaar.

Waar we ons aan houden

Wet

AVG

  • Verwerkersovereenkomst voor elk project waarin persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Register-invoer: per flow leggen we vast welke persoonsgegevens erdoorheen gaan, met welk doel en waar.
  • DPIA: waar de verwerking dat vraagt, helpen we bij de gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
  • Bewaartermijnen en logging: logs bevatten wat nodig is om een uitkomst te herleiden, niet meer.

Norm

ISO 27001, 27701 en 42001

We werken volgens ISO 27001 (informatiebeveiliging), ISO 27701 (privacy), ISO 27017 en ISO 27018 (cloudbeveiliging en persoonsgegevens in de cloud) en ISO 42001 (AI-managementsysteem): risico's benoemd, toegang beperkt, wijzigingen gelogd, leveranciers beoordeeld, incidenten gemeld. Wil je de werkwijze zien, dan lopen we die met je door.

Verordening

AI Act

Voor de meeste toepassingen bij bedrijven van 10 tot 100 medewerkers betekent de AI Act drie dingen: weet welke AI je gebruikt (register), zorg dat je mensen ermee kunnen werken (AI-geletterdheid, artikel 4) en houd een mens verantwoordelijk. Wij classificeren elke toepassing per risicoklasse, leveren het register en de beleids-A4 mee en verzorgen de geletterdheidssessie via de workshops. Bij Managed AI houden we het register actueel.

Samengevat

  • RegioEU; één omgeving, beheerd door Kroon Optimi; subverwerkers in de verwerkersovereenkomst
  • TrainingNooit op jouw data
  • ToegangPer rol, volgens bestaande rechten; onze toegang tijdelijk en op naam
  • GoedkeuringEen mens keurt goed vóór elke actie
  • AVGVerwerkersovereenkomst, register, DPIA-hulp
  • NormenISO 27001, 27701, 27017/27018 en 42001
  • AI ActRisicoklasse per toepassing, register, geletterdheid
  • EigendomCode, configuratie en documentatie zijn van jou

Vragen over een specifieke situatie? Stel ze bij de intake; de IT-verantwoordelijke of de accountant is welkom aan tafel.

Plan een gratis intake.

Plan een gratis intake

Open het contactmenu

Carlos Kroon Optimi

Goedemiddag 👋

Kan ik je ergens mee helpen?

Ma t/m vr, 09:00–18:00 · Meestal binnen een uur antwoord op werkdagen.