Een app voor je mensen op locatie die ook zonder bereik werkt

Je monteurs, chauffeurs of inspecteurs werken de hele dag buiten de deur. Wat ze onderweg noteren, komt pas 's avonds op kantoor terecht: op een werkbon met een koffievlek, in een foto via WhatsApp of in een spraakbericht dat iemand moet uitluisteren. Daar typt een collega het over in de planning of de administratie. Tussen het werk en de factuur zitten zo twee dagen en minstens één fout.

Wanneer een app op de telefoon echt helpt

Niet elk proces heeft een app nodig. Wie achter een bureau zit, is beter af met een webapplicatie op een groot scherm. Een app op de telefoon is nuttig als het werk buiten gebeurt en de handen vaak vol zijn. Denk aan een monteur die een installatie oplevert en de klant op het scherm laat tekenen, een chauffeur die per stop een foto van de aflevering maakt, of een inspecteur die een checklist afloopt en het rapport direct verstuurt. De camera, de locatie en de handtekening zitten al in het toestel. Wij zorgen dat ze in jouw proces landen.

We beginnen daarom niet bij de app, maar bij het werk. We rijden een ochtend mee of lopen mee over de werkvloer en kijken wat iemand nu opschrijft, fotografeert of gewoon onthoudt. Dat is de lijst met wat de app moet kunnen. Vaak is die korter dan je denkt: drie schermen die precies kloppen zijn meer waard dan twintig die niemand opent.

Werkt ook in de kelder en op de bouwplaats

Bereik is niet vanzelfsprekend. In een technische ruimte, een parkeergarage of een loods met stalen wanden valt de verbinding weg, en een app die dan een foutmelding geeft, wordt na een week niet meer geopend. We bouwen de app zo dat hij zonder verbinding doorwerkt. Ingevulde formulieren, foto's en handtekeningen blijven op het toestel staan en gaan automatisch naar je systemen zodra er weer bereik is. De medewerker merkt daar niets van, behalve dat het gewoon werkt.

Dat vraagt om een paar bewuste keuzes: welke gegevens de app vooraf ophaalt, wat er gebeurt als twee mensen dezelfde werkbon aanpassen, en hoe je op kantoor ziet wat er nog niet is verstuurd. Die keuzes maken we tijdens het prototype, samen met de mensen die de app straks in hun broekzak hebben.

Eén app voor iPhone en Android

Je team heeft niet allemaal hetzelfde toestel, en je wilt niet twee keer betalen voor dezelfde app. We bouwen één codebasis die op iPhone en Android draait en er op beide natuurlijk uitziet. Waar het kan, kiezen we voor een web-app die je zonder appwinkel installeert. Dat scheelt beoordelingsrondes bij Apple en Google en is voor een interne app vaak genoeg. Heb je de scanner-, camera- of locatiefuncties nodig die alleen een echte app biedt, dan bouwen we die en begeleiden we de publicatie in de winkels.

Binnen tien werkdagen staat er een eerste versie op de telefoons van twee of drie medewerkers. Zij gebruiken hem in het echte werk, met echte klanten en echte werkbonnen. Wat wringt, passen we aan voordat de hele ploeg overgaat. Blijkt een webshop of een portaal voor je klanten uiteindelijk de betere oplossing, dan vertellen we je dat direct en kijken we naar Apps & webshops of Klant- & selfserviceportalen.

Gekoppeld aan je backoffice, en van jou

Een app die zijn data in een eigen bakje bewaart, verplaatst het overtypen alleen maar. De werkbon die een monteur afsluit, moet dezelfde middag als conceptfactuur in Exact of AFAS staan, en de uren moeten in de planning terechtkomen. Dat regelen we via Systeemintegratie, zodat de app en je administratie dezelfde gegevens gebruiken en er één versie van de waarheid is.

Je bent de eigenaar van de app, de broncode en de data. De servers waar de app mee praat staan in de EU en de verwerking volgt de AVG, ook voor de foto's en locaties die de app vastlegt. Elk jaar komen er nieuwe versies van iOS en Android en een app moet daarin meebewegen. Dat kun je zelf doen, of je laat het via Beheer & onderhoud aan ons over.