Mail die aankomt, en een postvak dat je zelf beheert.

Een offerte die de klant naar eigen zeggen nooit heeft ontvangen. Een factuur die drie dagen later in de ongewenste post blijkt te liggen. Een collega die uit dienst is en van wie niemand meer bij het postvak kan. E-mail valt pas op als het misgaat, en dan kost het meteen een order of een stuk vertrouwen.

Waarom mail stilletjes misgaat

Bij veel bedrijven zit de mail gratis ingebouwd bij het hostingpakket van de website. Dat werkt jaren prima, tot het moment dat het niet meer werkt. Je verstuurt dan vanaf een server die je deelt met honderden andere klanten, en als een van hen ongewenste post de deur uit doet, gaat jouw post mee de filters in. Je merkt daar zelf niets van, want een geweigerd bericht komt zelden bij de afzender terug.

Wij halen je mail uit dat gedeelde bakje. Je postvakken draaien op servers die wij beheren in datacenters binnen de EU, met een verzendadres dat aan jouw domeinnaam hangt en aan niemand anders. De bezorging wordt gevolgd door onze monitoring, zodat een weigering van een grote provider zichtbaar wordt op het moment dat het gebeurt, en niet pas als een klant erover belt.

SPF, DKIM en DMARC op orde

Of jouw mail aankomt, wordt tegenwoordig bepaald door drie regels in je DNS. SPF zegt welke servers namens jouw domeinnaam mogen versturen. DKIM zet een handtekening onder elk bericht. DMARC vertelt de ontvanger wat hij moet doen als een van die twee niet klopt. Ontbreken ze, of spreken ze elkaar tegen, dan belandt je post bij de grote providers in de ongewenste map, of hij wordt zonder melding weggegooid.

Wij brengen eerst in kaart wat er nu allemaal namens jou verstuurt. Dat is bijna nooit alleen de mailserver: ook je boekhoudpakket, je webshop en je nieuwsbriefdienst doen dat. Daarna zetten we de records goed, zetten we DMARC eerst op meekijken en pas later op weigeren, en lezen we de rapportages die daarop binnenkomen. Beheer je je domeinnaam ergens anders, dan geven we precies aan wat er moet worden ingevuld, of we regelen het via Domeinen & DNS.

Migreren zonder stilstand

De grootste angst bij een overstap is een dag zonder mail. Die dag is niet nodig. We zetten de nieuwe omgeving eerst volledig klaar en kopiëren je bestaande post er via een synchronisatie naartoe, met mappen, agenda en contacten erbij. Je oude omgeving blijft in die periode gewoon draaien, dus er is nog niets onomkeerbaars gebeurd.

Daarna testen een paar collega's mee op de nieuwe postvakken, zodat je ziet dat versturen, ontvangen en de telefoon allemaal doen wat ze moeten doen. Pas als dat klopt, zetten we de MX-records om en draaien we een laatste synchronisatie voor de berichten die er in de tussentijd bij zijn gekomen. Blijkt onderweg dat de overstap in jouw situatie weinig oplevert, dan vertellen we je dat direct in plaats van het werk toch uit te voeren.

Waar je mail staat en van wie hij is

Je postvakken staan in onze beheerde omgevingen binnen de EU, en we vertellen je bij de gratis intake in welk land. Er gaat geen kopie van je mail naar een partij buiten de EU, en wij lezen niet mee in je post. De monitoring draait dag en nacht op systemen, met een vooraf afgesproken route waarlangs een storing bij een van ons terechtkomt.

Je bent de eigenaar van je mail. De postvakken zijn gewoon exporteerbaar, de instellingen krijg je op papier en je zit nergens aan vast: wil je later weg, dan werken we mee in plaats van tegen. Loopt er meer bij ons dan alleen de mail, dan valt het beheer van die servers onder Managed hosting, zodat je voor de hele omgeving met één partij te maken hebt.