Transportbedrijf (60 medewerkers): factureren 3 dagen na levering in plaats van 12

Voorbeeldcase · geanonimiseerd · cijfers illustratief

De situatie

Een transportbedrijf in de regio Rotterdam/Den Haag dat distributie doet in de Benelux. 60 medewerkers, 38 chauffeurs, 4 mensen op de administratie. Ongeveer 350 ritten per week voor 40 vaste opdrachtgevers.

De planning draait in een TMS, de boekhouding in Exact. De chauffeurs werken met een app op de telefoon waarmee ze de getekende CMR of POD fotograferen. Op papier klopt alles. In de praktijk zit tussen de foto en de factuur een gat van twaalf dagen.

Het proces vóór Optimi

1. Een chauffeur levert af, laat de CMR tekenen en maakt een foto. Soms scherp, soms schuin, soms een dag later.
2. De foto's komen in een gedeelde map. Een administratief medewerker opent elke foto, leest afzender, ontvanger en datum, en zoekt de rit op in het TMS.
3. Ze koppelt de foto aan de rit. Als de foto onleesbaar is of ontbreekt, belt of appt ze de chauffeur.
4. Aan het eind van de maand maakt ze per opdrachtgever een verzamelfactuur, met alle POD's als bijlage.
5. Ontbreekt er een POD, dan gaat de rit niet mee op de factuur of wordt de factuur betwist.

De vier administratieve medewerkers waren samen 22 uur per week bezig met matchen en nabellen.

Waar het brak

De facturatie liep gemiddeld twaalf dagen achter op de levering, omdat alles wachtte op het maandeinde en op de laatste ontbrekende POD's. Zes procent van de facturen werd betwist, bijna altijd omdat het afleverbewijs ontbrak of niet leesbaar was. Elke betwiste factuur betekende opnieuw zoeken, opnieuw mailen en weer twee weken wachten op geld.

De directeur-eigenaar zag het in zijn cashflow. Een verbetering van de betaaltermijn met een week was voor hem meer waard dan de bespaarde uren.

Wat Optimi deed

Scan. Twee weken meelopen met administratie en planning. CMR-naar-factuur was het proces met de meeste uren én de grootste financiële impact. Daarnaast vonden we een tweede kandidaat (planningsmails), die later volgde.

Prototype in 10 werkdagen. We bouwden het prototype voor de tien grootste opdrachtgevers, goed voor 60% van de ritten. Op dag 9 testten we op 1.200 historische CMR-foto's.

Wat er nu staat:

• Een intake die elke foto of PDF uit de chauffeursapp oppikt.
• Een AI-stap die de CMR-velden leest: afzender, ontvanger, datum, referentie, en of er een handtekening staat.
• Een automatische koppeling aan de rit in het TMS op basis van die velden. Bij een betrouwbaarheid onder de drempel gaat de foto naar een wachtrij die de administratie bekijkt.
• Elke ochtend een lijst met ritten van gisteren zonder POD, rechtstreeks naar de planners, zodat ze de chauffeur dezelfde dag nog kunnen aanspreken.
• Per klant per week een conceptfactuur in Exact met de POD's als bijlage. De administratie keurt goed, Exact verstuurt.

Mens blijft in de lus bij: elke onzekere match, elke ontbrekende handtekening en elke factuur vóór verzending.

Build en Managed. Na het prototype werd de flow uitgebreid naar alle opdrachtgevers, en het bedrijf koos voor Managed AI. Nieuwe CMR-formulieren van nieuwe klanten vangen wij op; de administratie hoeft niets aan te passen.

Het resultaat

Indicatie op basis van dit scenario, na een kwartaal:

• Administratie op CMR-verwerking: van 22 naar 6 uur per week.
• Factureren: van gemiddeld 12 naar 3 dagen na levering.
• Betwiste facturen: van 6% naar 1,5%.
• DSO: acht dagen korter. Bij dit bedrijf betekende dat structureel meer ruimte op de rekening-courant.

Handgeschreven CMR's blijven lastig. Ongeveer één op de tien gaat naar de wachtrij. Dat is precies de bedoeling: de administratie kijkt nu alleen nog naar de gevallen waar een mens nodig is.