Documentautomatisering: PDF's en facturen zonder overtypen

Welke documenten zich lenen

Niet elk document is even geschikt. Dit is de volgorde waarin wij bij klanten beginnen:

Begin bovenaan. Orders en inkoopfacturen zijn de meest voorkomende eerste projecten, omdat het volume hoog is en de velden vast.

OCR versus AI-extractie: het verschil in gewone taal

OCR (optische tekenherkenning) maakt van een plaatje tekst. Het weet dat er "Artikelnr. 4471-B, 24 stuks" staat, maar niet dat dat een artikelnummer en een aantal is. Klassieke OCR-oplossingen werken met sjablonen: per afzender stel je in waar welk veld staat. Bij 40 leveranciers heb je 40 sjablonen, en bij een nieuwe lay-out gaat het mis.

AI-extractie leest de tekst én begrijpt de structuur. Je vraagt: "Geef me de klant, de orderregels met artikelnummer en aantal, en de gewenste leverdatum." Het model vindt die velden, ongeacht of ze links, rechts of in een tabel staan. Geen sjablonen. Nieuwe afzender, zelfde vraag.

In de praktijk combineren we ze: OCR om van een foto tekst te maken, AI-extractie om van tekst velden te maken.

Betrouwbaarheid en de wachtrij voor twijfelgevallen

Geen enkele lezer is 100% zeker. Daarom bouwen we elke documentflow met een drempel en een wachtrij.

1. Het document komt binnen en wordt gelezen.
2. Elk veld krijgt een betrouwbaarheidsscore.
3. De gelezen waarden worden gematcht met het ERP: bestaat de klant, bestaat het artikelnummer, klopt het totaalbedrag met de regels.
4. Alles boven de drempel en met een sluitende match gaat automatisch door.
5. Alles daaronder komt op een controlescherm: het document links, de gelezen velden rechts, de twijfelvelden gemarkeerd. Een medewerker corrigeert en keurt goed.
6. Correcties worden gelogd, zodat terugkerende problemen zichtbaar worden.

De verhouding verschilt per documenttype. Bij nette PDF-orders gaat in onze cases zo'n 75 tot 80% zonder correctie door. Bij CMR-foto's ligt dat lager: daar komen meer twijfelvelden langs de mens. Die percentages zijn illustratief; het principe is dat de mens alleen kijkt naar wat een mens nodig heeft.

Koppelen aan ERP en boekhouding

Het lezen is de helft. De andere helft is wegschrijven op de juiste plek.

• Via API. Exact, AFAS, Twinfield, SnelStart, King, Unit4 en de meeste moderne TMS/WMS-pakketten hebben een API. De order of factuur wordt direct aangemaakt, met alle koppelingen naar klant en artikel.
• Via import. Oudere pakketten zonder API accepteren vaak een CSV- of XML-import. De flow zet het bestand klaar; het pakket leest het in.
• Via een brug. Bij maatwerksoftware of een Access-database bouwen we een kleine app ertussen die de gegevens in het juiste formaat aanlevert.

In alle gevallen: het ERP blijft de bron van de waarheid. De documentflow schrijft erin, maar beslist niet.

Wat het oplevert

Twee voorbeelden uit onze voorbeeldcases, met illustratieve cijfers:

• Een technische groothandel (45 medewerkers) ging op orderinvoer van 42 naar 9 uur per week, met de orderbevestiging van 3 uur naar 12 minuten en regelfouten van 2,6% naar 0,4%. Zie de case orderintake uit e-mail.
• Een transportbedrijf (60 medewerkers) ging op CMR-verwerking van 22 naar 6 uur per week, factureert 3 in plaats van 12 dagen na levering en zag betwiste facturen dalen van 6% naar 1,5%. Zie de case van CMR naar factuur.

Het patroon: uren omlaag, doorlooptijd omlaag, fouten omlaag. Bij facturatie komt daar een kortere betaaltermijn bij, en dat merk je op de bankrekening.

Valkuilen

Handschrift. Een handgeschreven aantal op een CMR wordt vaak verkeerd gelezen. Oplossing: lage drempel, wachtrij, en op termijn de chauffeursapp zo instellen dat aantallen worden ingetypt.

Wisselende lay-outs. AI-extractie vangt het meeste op, maar een leverancier die de kolommen "aantal" en "prijs" omdraait, kan de matching in de war brengen. Oplossing: matchen met het ERP (totaalbedrag moet kloppen) en afwijkingen markeren.

Dubbele documenten. Dezelfde factuur twee keer gemaild, of een order gevolgd door een "correctie" met dezelfde referentie. Oplossing: controle op referentienummer en afzender vóór het wegschrijven.

Bijlagen die geen document zijn. Algemene voorwaarden, logo's, handtekeningplaatjes. Oplossing: een classificatiestap die bepaalt wat een order is en wat niet.

Alles in één keer willen. Begin met één documenttype en één klantgroep. Breid uit als de wachtrij klein blijft.

Hoe de flow eruitziet

Als procesdiagram: Mailbox of map → Lezen (OCR + AI-extractie) → Matchen met ERP → Controlescherm (mens) → Wegschrijven → Bevestiging. In de oude situatie is het knelpunt het blok waar een mens leest en overtypt; in de nieuwe situatie is het gemarkeerde blok het controlescherm, waar de mens alleen de twijfelgevallen ziet.