Accountantskantoor (55 medewerkers): één veilige bedrijfs-AI in plaats van 55 privé-accounts

Voorbeeldcase · geanonimiseerd · cijfers illustratief

De situatie

Een accountants- en advieskantoor in Zuid-Holland met 55 medewerkers op drie vestigingen. Samenstelpraktijk, fiscale advisering, salarisadministratie. Microsoft 365, een praktijkbeheersysteem en vijftien jaar aan documenten in SharePoint: memo's, standaardbrieven, eerdere adviezen, interne handleidingen.

De directie wist dat medewerkers ChatGPT gebruikten. Voor het opstellen van een brief, voor een snelle check van een fiscale regel, voor het samenvatten van een lang stuk. Niemand had het verboden, niemand had het geregeld. Uit een KVK-onderzoek van juni 2025 blijkt dat 30% van de ondernemers ChatGPT of Copilot al gebruikt, en dat de helft niet weet dat de AI Act bestaat. Dit kantoor zat precies daartussenin: wel gebruiken, niet geregeld.

Het proces vóór Optimi

Een klant mailt een standaardvraag: "Moet ik btw rekenen over deze factuur aan een Duitse klant?" of "Wanneer moet de aangifte binnen zijn?"

1. De assistent-accountant leest de mail en zoekt in SharePoint naar een eerdere brief over hetzelfde onderwerp. Meestal vindt hij er drie, uit verschillende jaren.
2. Hij controleert de regel op een fiscale website of, steeds vaker, in zijn privé-ChatGPT.
3. Hij schrijft een antwoord, laat het lezen door een collega en verstuurt het.

Ruim 20 minuten per vraag. Bij 55 medewerkers en tientallen van dit soort vragen per dag telt dat op. Maar de tijd was niet het grootste probleem.

Waar het brak

Drie dingen zaten de directie dwars:

• Klantdata. Bij het samenvatten van een stuk plakte iemand soms de hele tekst in een privé-account. Niemand wist welke data waar was beland.
• Betrouwbaarheid. Antwoorden uit ChatGPT kwamen zonder bron. Een verkeerde btw-regel in een klantbrief is een beroepsrisico.
• De AI Act. Artikel 4 vraagt sinds 2 februari 2025 dat iedereen die met AI werkt daar voldoende kennis van heeft. Het kantoor kon dat voor 55 mensen niet aantonen.

Wat Optimi deed

Workshops. We begonnen niet met techniek, maar met een directiesessie van twee uur: welke tools mogen wel, welke niet, wie keurt wat goed. Daaruit kwam een AI-beleid op één A4. Daarna een workshop AI-geletterdheid van drie uur voor alle 55 medewerkers, in drie groepen, met presentielijst en een korte toets. Dat helpt het kantoor de geletterdheidsplicht aantoonbaar te maken; het is geen certificaat en dat zeggen we er ook bij.

Bedrijfs-AI & agents. Toen de werkplek:

• Eén AI-werkplek voor het hele kantoor, op modellen in een EU-regio, in onze beheerde omgeving. Geen training op klantdata, verwerkersovereenkomst getekend.
• Alleen-lezen gekoppeld aan SharePoint en het praktijkbeheersysteem.
• Toegang per rol en per klantgroep: een medewerker ziet in de AI alleen wat hij in SharePoint ook mag zien.
• Elk antwoord met bronverwijzing naar het document waar het vandaan komt.
• Een agent voor standaardvragen: hij herkent de vraag, zoekt het kantoorstandpunt en de meest recente brief, en stelt een conceptantwoord op. De medewerker keurt goed of past aan.
• Privé-AI-domeinen geblokkeerd op de kantoorlaptops, zoals afgesproken in het beleid.

Managed AI. Het kantoor koos voor Managed AI: wij bewaken de werkplek, houden het AI-register bij (welke toepassing, welk risico, wie verantwoordelijk) en verwerken modelwijzigingen van leveranciers.

Mens blijft in de lus bij: elk antwoord aan een klant en elke wijziging in het beleid of de rollen.

Het resultaat

Indicatie op basis van dit scenario, na drie maanden:

• Standaardvraag van klant: van 20 naar 6 minuten, inclusief controle.
• 55 medewerkers met aantoonbare AI-basiskennis: presentielijst, toets en beleid in het register.
• 0 klantdata in privé-tools, door beleid én geblokkeerde domeinen.
• 100% van de antwoorden met bronverwijzing.

En één ding dat niet in een getal past: de directie kan nu bij een klant of toezichthouder uitleggen welke AI het kantoor gebruikt, waar de data staat en wie verantwoordelijk is.